Exporteer je gegevens naar Google Sheets

Een export openen in Google Sheets

1. Exporteer de CSV

Klik in de Alva-admin op een export bovenaan de pagina. Datums staan als dd-MM-yyyy HH:mm in de tijdzone van je winkel.

• Bestellingen → Bestellingen exporteren: één rij per aankoop, met klant, product, toegangsstatus en licentiecodes.
• Bestellingen → Downloadactiviteit exporteren: één rij per bezoek aan de downloadpagina of klik op een knop. In het dialoogvenster beperken de optionele dagen Van en Tot in de tijdzone van je winkel het bereik; klik op Exporteren.
• Producten → Catalogus exporteren: één rij per bestand, pakket, link of licentiecodepool op elk product.

2. Importeer de CSV in Google Sheets

Kies Bestand → Importeren → Uploaden en selecteer de CSV. Zet Importlocatie op Spreadsheet vervangen, of op Nieuw(e) blad(en) invoegen om je andere tabbladen te behouden, en Scheidingstekentype op Komma. Klik op Gegevens importeren. De CSV openen vanuit Google Drive werkt ook.

3. Controleer de datums

Als dag en maand verwisseld lijken, of datums als tekst blijven staan, kies dan in Bestand → Instellingen een landinstelling die de dag vooraan zet, zoals Nederland, en importeer opnieuw.

Automatisch nieuwe rijen toevoegen met Shopify Flow

Bouw de workflow zelf in Shopify Flow: de Alva-trigger Digitaal bestand gedownload of Digitale aankoop bezorgd, gevolgd door de Google Sheets-actie Rij toevoegen aan spreadsheet. Voorgestelde kolommen voor downloads: Datum, Bestelling, Klant-e-mail, Product, Bestand. Voor bezorgingen: Datum, Bestelling, Klant-e-mail, Producten, Bestanden (aantal bestanden).

Bestand is het aangeklikte bestand, of Multiple files bij een ZIP- of meerbestandsknop, of Unknown file wanneer het product geen bestanden heeft. Producten toont de leveringsnaam van de ZIP (of een gegenereerde naam), niet de Shopify-producttitel, behalve bij producten met alleen licentiecodes, die de producttitel tonen.

1. Bereid de sheet voor

Maak eerst het tabblad aan, met een koprij voor je kolommen, beginnend in kolom A.

2. Voeg de trigger en de actie toe

Klik in Shopify Flow op Workflow aanmaken. Kies de Alva-trigger Digitaal bestand gedownload of Digitale aankoop bezorgd en voeg daarna de Google Sheets-actie Rij toevoegen aan spreadsheet toe.

3. Verbind Google Sheets in Flow

Wanneer Flow erom vraagt, log je in met je eigen Google-account en sta je toe dat het spreadsheets bewerkt. Alva ziet dat account nooit.

4. Vul de actie in en schakel de workflow in

Plak de Spreadsheet-URL en typ de Tabbladnaam exact over. Plak in Rij-inhoud (door komma's gescheiden) de regel voor je workflow als één regel. Elke waarde vult één kolom in de volgorde van je koprij, en komma's worden uit tekstwaarden verwijderd zodat ze geen kolom kunnen splitsen.

Downloads-workflow (Datum, Bestelling, Klant-e-mail, Product, Bestand):

{{ "now" | date: "%Y-%m-%d %H:%M" }},{{ order.name | replace: ",", " " }},{{ order.email | replace: ",", " " }},{{ product.title | replace: ",", " " }},{{ fileName | replace: ",", " " }}

Bezorgingen-workflow (Datum, Bestelling, Klant-e-mail, Producten, Bestanden):

{{ "now" | date: "%Y-%m-%d %H:%M" }},{{ order.name | replace: ",", " " }},{{ order.email | replace: ",", " " }},{{ productNames | replace: ",", ";" }},{{ totalFiles | round }}

Klant-e-mail gebruikt order.email omdat een gastbestelling geen klant heeft. Als een waarde die met = begint als formule in je sheet verschijnt, voeg dan | prepend: "'" toe aan de tekstwaarden, nooit aan Datum of Bestanden. Klik op Workflow inschakelen.